Comment bien choisir son logiciel de comptabilité pour une petite entreprise ? La gestion de la comptabilité pour une petite entreprise ou un entrepreneur peut vite s’avérer une tâche chronophage. Si vous n’externaliser pas ce poste, il est indispensable de se faire aider par un logiciel. Cependant, avec de nouveaux prestataires et types de technologie (le “cloud”), les logiciels de comptabilité ont beaucoup évolués et il est difficile de s’y repérer. Dans ce guide de Staples & Vous, nous examinerons les nouveautés, ainsi que les points importants à prendre en compte dans le choix d’un logiciel de comptabilité pour une petite ou moyenne entreprise.
La fonction comptabilité, un poste important pour les PME
La comptabilité est une fonction essentielle de toute entreprise, quelle que soit sa taille. Cependant, la gestion de la comptabilité pour une petite entreprise peut être une tâche fastidieuse et complexe. C’est pourquoi les logiciels de comptabilité existe ! Les logiciels de comptabilité vont vous aider à gérer votre comptabilité de manière efficace. Mais il faut faire le bon choix entre les différentes solutions existantes.
Comment bien choisir son logiciel de comptabilité ?
Critère # 1 : l’interface doit être intuitive
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité permet à une petite entreprise de gagner du temps. Les logiciels de comptabilité doivent automatisent les tâches de comptabilité et les rendent plus efficaces. Si vous ne comprenez pas facilement et intuitivement l’interface que vous propose le fournisseur, c’est que ce n’est pas le bon. Votre prestataire doit proposer une interface conviviale et facilement accessible.
Critère # 2 : optez pour comptabilité dans le cloud
Avant les logiciels de comptabilité étaient installé sur un poste local ou sur un serveur de l’entreprise. Désormais, la plupart des solutions de comptabilité migrent vers le “cloud”, offrant ainsi une accessibilité améliorée, une collaboration en temps réel et une sécurité renforcée des données. Le “cloud” dans le contexte d’un logiciel de comptabilité se réfère à l’utilisation de services et de ressources informatiques délivrés via Internet, plutôt que d’être gérés localement sur des serveurs physiques dans les locaux d’une entreprise. Les logiciels de comptabilité basés sur le cloud offrent plusieurs avantages par rapport aux solutions traditionnelles installées localement. Voici quelques points clés :
- Accessibilité à distance : Les utilisateurs peuvent accéder au logiciel de comptabilité depuis n’importe où avec une connexion Internet, ce qui favorise un télétravail efficace.
- Mises à jour automatiques : Les mises à jour du logiciel sont généralement gérées automatiquement par le fournisseur cloud, garantissant que les utilisateurs disposent toujours de la version la plus récente et des fonctionnalités les plus récentes sans avoir à effectuer des mises à niveau manuelles.
- Sauvegarde et récupération des données : Les fournisseurs de services cloud effectuent régulièrement des sauvegardes des données, minimisant le risque de perte de données en cas de panne matérielle.
- Évolutivité : Les solutions cloud permettent souvent d’ajuster les fonctionnalités en fonction des besoins de l’entreprise (besoin financier plus complexe si développement de l’entreprise).
- Coût : Les entreprises n’ont pas besoin d’investir dans des serveurs. Les coûts sont souvent basés sur un modèle d’abonnement mensuel ou annuel.
- Sécurité : Les fournisseurs de services cloud mettent généralement en œuvre des mesures de sécurité avancées, telles que le cryptage des données pour assurer la protection des informations sensibles.
- Collaboration en temps réel : Le cloud permet à plusieurs utilisateurs de collaborer en temps réel sur les données financières, ce qui facilite le partage d’informations au sein de l’entreprise.
Critère # 3 : optez pour un prestataire fiable sachant vous proposant des nouveautés
Quelques exemples de fonctionnalités avancées / innovantes :
- Intelligence artificielle et automatisation : Les logiciels de comptabilité intègrent de plus en plus des fonctionnalités d’intelligence artificielle pour automatiser des tâches répétitives telles que la saisie des données, la classification des transactions et la génération de rapports.
- Intégration avec d’autres applications : Les logiciels de comptabilité cherchent à se connecter de manière transparente avec d’autres applications utilisées dans une entreprise, comme les outils de gestion des RH, de gestion de projet et de gestion des ventes.
- Mobilité : Les applications mobiles pour les logiciels de comptabilité deviennent de plus en plus sophistiquées, permettant aux utilisateurs de gérer leurs finances et leurs opérations à partir de leurs appareils mobiles.
- Personnalisation des rapports : Certains prestataires donnent des options de personnalisation avancées pour les rapports financiers.
- Analytique avancée : Des outils d’analyse de données intégrés aux logiciels de comptabilité permettent aux entreprises d’obtenir des informations plus approfondies sur leurs performances financières et opérationnelles.
Bien choisir son logiciel de comptabilité : les prestataires
En France, plusieurs prestataires de logiciels de comptabilité proposent des solutions adaptées aux petites entreprises. Voici quelques-uns des solutions disponibles :
- Cegid Expert Comptable : Cegid propose des solutions de comptabilité, dont Cegid Expert Comptable, qui est une solution complète adaptée aux experts-comptables et aux petites entreprises.
- EBP : EBP offre une gamme de logiciels de comptabilité adaptés aux besoins des petites entreprises, y compris des solutions pour la comptabilité générale, la facturation, la gestion commerciale, etc.
- Sage 50cloud Ciel : Sage propose des solutions de comptabilité, dont Sage 50cloud Ciel, qui offre des fonctionnalités de comptabilité, de gestion commerciale, de paie et de gestion du temps.
- Quadra Entreprise : Quadra Entreprise propose des solutions de comptabilité et de gestion pour les petites et moyennes entreprises en France.
- Qonto : Bien que Qonto soit principalement une solution de gestion bancaire pour les entreprises, elle propose également des fonctionnalités de comptabilité pour simplifier la gestion financière. Vous pouvez retrouver notre comparatif de logiciel de gestion de point de vente ici !
En somme, bien choisir son logiciel de comptabilité doit être minutieusement étudié afin de répondre aux besoins spécifiques des petites entreprise ou des entrepreneurs. Il est important de déterminer son besoin avant de rencontrer les prestataires. Nous vous recommandons également de négocier une période de test gratuite ou une interface de démonstration avant de signer un bon de commande ferme !